Obiettivo della Fondazione è quello di rendere accessibili agli studiosi i materiali della fototeca attraverso la catalogazione e digitalizzazione degli originali e la creazione di un database on line. A questo scopo è stato studiato un progetto di catalogazione informatizzata che permette di salvare l’ordinamento originario e le annotazioni di Federizo Zeri.
Nel 2003, Stefano Tumidei (Università di Bologna) e Laura Gasparini (Fototeca della Biblioteca Panizzi di Reggio Emilia) hanno coordinato un gruppo di lavoro composto da storici dell'arte che, in accordo con il direttore e il comitato scientifico, ha operato secondo le seguenti modalità:

• inventariazione e riordino del fondo fotografico
• monitoraggio delle sue condizioni di conservazione
• progettazione di una scheda catalografica, strutturata in base alla tipologia e all'ordinamento del fondo e rispondente alla normativa catalografica ministeriale ICCD
• realizzazione di un software specifico per la catalogazione che consente la consultazione on line della fototeca

Il laboratorio di catalogazione della Fototeca Zeri

Acquisizione digitale delle fotografie

Il progetto prevede l’acquisizione digitale di tutto il materiale iconografico raccolto da Zeri (stampe in B/N e a colori, diapositive, cartoline e ogni altra tipologia di immagine presente nell’archivio).
Nel caso in cui le riproduzioni presentino iscrizioni o timbri sul verso, il verso viene digitalizzato.
La digitalizzazione permette di visualizzare le immagini attraverso il database anche in modalità remota, garantendo la salvaguardia degli originali.
Le fotografie originali, sia in bianco e nero sia a colori, sono digitalizzate nello spazio colore RGB a 24 bit in formato TIFF non compresso nelle dimensioni di 3072 pixel per il lato maggiore, secondo i parametri indicati nella normativa nazionale ICCD – Livello A, e archiviate in DVD.
All’interno del file digitale sono incorporati i metadati tecnici che tracciano la storia dell'immagine, inclusi gli aggiustamenti fatti con Adobe Photoshop.
I files TIFF vengono convertiti in formato JPEG ad alta risoluzione per la consultazione in intranet presso le postazioni della Fondazione a disposizione degli utenti.

Nel database on line, consultabile gratuitamente attraverso il sito, le immagini sono visualizzabili in formato JPG a bassa risoluzione (640x480 pixel).

Inventariazione, riordino e conservazione degli originali
L'archivio fotografico si presentava ordinato da Federio Zeri per circa l'80%. Una cura particolare era stata dedicata al nucleo di “Pittura italiana”. Seguendo le modalità correnti nella catalogazione archivistica è stato compilato un inventario di consistenza da cui partire per il riordino, che segue scrupolosamente i criteri di classificazione adottati da Zeri.
Tutto il materiale iconografico conservato nei contenitori originali è stato timbrato e inventariato con un numero progressivo.

Le foto nelle cartelle originali di Zeri

L'archiviazione definitiva

La compilazione dell’inventario del fondo ha permesso di avviare una ricognizione sullo stato di conservazione degli originali al fine di selezionare quelli che hanno necessità di restauro e di individuare i procedimenti fotografici.
Le tipologie di deterioramento riscontrate sono in gran parte di natura meccanica, derivate dalla consultazione e dalla precedente collocazione in contenitori non idonei.
La conservazione e il monitoraggio dei materiali rispetta gli standard internazionali richiesti per l’archiviazione dei documenti fotografici (ISO 10214). Sono stati utilizzati contenitori di cartone 100% cellulosa acid free e ogni fotografia è inoltre inserita in buste trasparenti di polipropilene (PP) che ne permettono la visione evitando il contatto diretto.
I locali della fototeca sono climatizzati e dotati di dispositivi per il controllo della temperatura e dell'umidità relativa.